Kit Digital y agentes digitalizadores: guía a la inversión de 3MM

Proporcionar tecnología a los autónomos y las pymes de España, que representan más del 95 % del tejido empresarial, es visto como clave para la recuperación económica del país en los próximos años. Es por eso que el gobierno ha puesto en marcha el programa Kit Digital, un fondo de tres mil millones de euros para pymes, enfocados únicamente en la transformación digital. Esto se traduce en un bono digital de entre 2 y 12 mil euros.

Entre estas empresas hay muchas que tienen una digitalización casi nula. Este Kit Digital, entonces, apuesta por la mejora de la productividad y una ampliación del mercado digital más allá de las grandes empresas.

Un mundo en el que la frutería de tu barrio, y no solo Carrefour, tiene una web.

Pero… ¿cuáles son los detalles? ¿Qué significa esta iniciativa innovadora para pymes, y quiénes son las agencias digitalizadores que les ayudarán a llevar la transformación a cabo?

En este artículo

¿Qué es el Kit Digital?

El Kit Digital o Digital Toolkit es un programa de ayudas económicas públicas financiado por los fondos Next Generation EU dirigidos a autónomos y pymes en España. Después de la pandemia, se ha visto clara la necesidad de la digitalización de muchas empresas.

Así se lanzó:

Es algo que hace falta en España según el Informe de digitalización de las pymes 2021; apenas 42 % de las microempresas españolas tiene siquiera una página web. El Kit Digital contribuirá a la adopción de soluciones tecnológicas para su digitalización, formando una parte clave de la estrategia España Digital 2025 y contando con un importe de 3.067 millones de euros.

La idea detrás del Kit Digital es impulsar soluciones de digitalización en todas sus formas y se destina un presupuesto para web, e-commerce, gestión de redes sociales, business intelligence y analítica, y seguridad, entre otros.

¿El fin? Impulsar a autónomos y pymes innovadores hacia su nueva forma digital, haciéndolos más competitivos a nivel nacional e internacional.

En resumen, eso es lo que significa. ¿Lo vemos en detalle?

Para pymes y autónomos: ¿Cómo accedo a los fondos del Kit Digital?

Para pymes y autónomos, se ha establecido una serie de condiciones para poder beneficiarse de las ayudas del Kit Digital. Y también en el otro lado de la ecuación, para poder ser agente digitalizador, que veremos más adelante.

Requisitos para aplicar al Kit Digital

Veamos ahora qué condiciones y requisitos debe cumplir la empresa para ser beneficiaria del bono Kit Digital:

• Ser una pequeña empresa, una microempresa o un autónomo.
• No ser considerada una empresa en crisis .
• Estar al corriente de los pagos de las obligaciones tributarias y de la Seguridad Social.
• No incurrir en ninguna de las prohibiciones previstas en la Ley General de Subvenciones.
• Estar inscrito en el censo de empresarios, profesionales y retenedores de la Agencia Estatal de Administración Tributaria o en el censo equivalente de la Administración Tributaria Foral.
• No estar sujeto a una orden de cobro pendiente tras una decisión previa de la Comisión Europea.
• No superar el límite máximo de ayuda (200.000 euros).
• Contar con la evaluación del Nivel de madurez digital según el test de diagnóstico en la plataforma Acelera Pyme.

Cualquier pyme o autónomo que cumpla con estos requisitos puede aplicar para el programa, y dependiendo del bono digital que se aplique, ser beneficiario de entre 2 y 12 mil euros.

Soluciones de digitalización: ¿En qué se pueden invertir las ayudas del programa Kit Digital?

El dinero debe ser destinado a la prestación de soluciones de digitalización – y en total hay diez categorías de servicios en el programa Kit Digital:

• Sitio web y presencia en internet
• E-commerce
• Gestión de redes sociales
• Gestión de clientes
• Business intelligence y analítica
• Servicios y herramientas de oficina virtual
• Gestión de procesos
• Facturación online
• Comunicaciones seguras
• Seguridad cibernética

La idea, desde el gobierno de España, es no solamente dar ayudas para la transformación digital, sino también sacar el máximo partido de esa transformación con los apoyos necesarios en un mundo en que los ciberataques son cada vez más comunes.

Me interesa el programa Kit Digital. ¿Cuánto puedo pedir?

La mejor manera de entenderlo es observando el siguiente cuadro comparativo entre segmentos de negocio: autónomos, microempresas y pymes (tanto el número mínimo como el máximo para ser considerado como tal). Al final de este artículo encontrarás un desglose completo de todos los aspectos de los servicios del Kit Digital.

¿Cómo pido el bono Kit Digital?

En este apartado nos adentraremos en cómo funciona el procedimiento para solicitar esta subvención y así entender mejor precisamente qué pasos hay que dar para acceder a las ayudas.

• El primer paso es acceder a Acelera Pyme y dar de alta la empresa a través de un formulario online, que le permitirá entrar en el área privada de la plataforma.
• Realizar el test de diagnóstico digital, también conocido como Test de Nivel de Madurez Digital y cuya realización es obligatoria si pretendes acceder al bono digital. Consta de 13 preguntas y tiene una duración aproximada de 10 minutos.

La prueba evaluará el grado de digitalización de la misma manera que el Índice de Intensidad Digital (DII por sus siglas en inglés), utilizando la misma escala de medición.

En el detalle de los resultados se proporcionará información sobre los valores de cada uno de los indicadores DESI (siglas en inglés del Índice de Sociedad y Economía Digital) y el DII; de esta forma las empresas podrán tener una comparación con la media de las pymes españolas.

Las otras 2 pruebas son opcionales: la Autoevaluación de Transformación Digital, en la que se hacen más preguntas orientadas hacia las soluciones digitales que más te convienen, y la Autoevaluación de Ciberseguridad, para conocer el nivel de madurez en ciberseguridad de tu negocio.

En este punto, recibirás tu «bono digital» con la cantidad asignada (recuerda que las cantidades mencionadas anteriormente son máximas) que podrás utilizar en el catálogo para elegir una o varias soluciones de digitalización.

Lo Importante: ¿Cómo se utiliza el bono kit digital?

Ahora que las empresas tienen una cuenta de usuario en AceleraPymes, han realizado el Test de Madurez Digital, y ya tienen su «bono digital», ya son «beneficiarias» y sólo tienen que elegir una o varias soluciones en el mercado.

Los pasos en este punto son los siguientes:

• El beneficiario y el Agente Digitalizador negocian, firman y formalizan un Acuerdo de prestación de soluciones de digitalización.
• Tras la formalización del acuerdo, el Agente Digitalizador implementa los requisitos correspondientes a cada fase de la solución de digitalización, es decir, ofrece la solución tecnológica al beneficiario (el plazo de implantación en algunos casos es de un día, en otros puede ser de varias semanas).
• El Agente Digitalizador emite una única factura tras la primera fase de prestación del servicio, con el importe total (de los 12 meses de prestación del servicio) e indicando el importe subvencionado.
• El beneficiario realizará el pago de los gastos no subvencionables (por ejemplo, el IVA, que podrá ser deducido) y cederá el derecho de cobro del importe subvencionable a favor del Agente Digitalizador.
• El Agente Digitalizador proporcionará la solución de digitalización solicitada por el beneficiario durante un periodo de 12 meses desde el inicio de la implementación.

Soy Agencia. ¿Cómo puedo ser agente digitalizador?

Las empresas (y en nuestro caso agencias) que quieran ser agente digitalizar, y aparecer en el mercado de AceleraPymes deben registrarse en el portal, introducir sus datos y especificar cuál es su solución digital y a qué categoría o categorías a las que pertenece.

¿Cuáles son los requisitos para ser agente digitalizador?

Para ser Agente Digitalizador, al igual que los beneficiarios de las ayudas del programa kit digital, hay que cumplir una serie de requisitos. Las condiciones que deben cumplir los Agentes Digitalizadores son las siguientes:

• Ser una empresa, según la definición que aparece en el Anexo I del Reglamento (UE) nº 651/2014 de la Comisión, de 17 de junio de 2014.
• En el caso de las empresas, haber alcanzado un volumen de negocio acumulado de al menos 100.000 euros en los dos años anteriores, a contar desde la presentación de la solicitud de adhesión al programa, o 50.000 euros en el año anterior.
• En el caso de los trabajadores autónomos sin personas a cargo, el volumen de negocio acumulado debe ser de al menos 70.000 euros en los dos años anteriores, a contar desde la presentación de la solicitud de adhesión al programa, o de 35.000 euros en el año anterior.
• Estar al corriente de las obligaciones tributarias y con la Seguridad Social.
• No ser considerada empresa en crisis.
• Comprometerse a generar en España el empleo que sea necesario para la prestación de los servicios.
• Mantener su domicilio fiscal y centro de prestación de actividades sujeto a la prestación en la Unión Europea.

Los servicios que puede prestar un agente digitalizador

Este plan de transformación digital, sin embargo, sólo se puede gastar en algunas áreas concretas, y en algunas mejoras específicas de la presencia digital de tu negocio.

Esta es información importante tanto si  Tal y como se ha detallado, las áreas se desglosan en diez ámbitos. Pero además, estas diez áreas se pueden desglosar en servicios específicos, que se pueden combinar para crear una solución digital completa para tu pyme.

Sitio web y presencia en internet

El servicio de sitio web y presencia en internet en el kit digital cuenta con lo siguiente:

Diseño de la página web

La estructura completa de tu sitio web, que consta de al menos 3 secciones. Cosas como las páginas de inicio (páginas de aterrizaje), las páginas de la empresa, los formularios de contacto, las descripciones de los productos, los datos de contacto y el mapa del sitio se consideran «estructura de la página web».

Dominio

Esta solución incluye el pago del dominio de tu sitio web, durante un periodo mínimo de doce meses. La propiedad de este dominio, sin embargo, será tuya y sólo tuya.

Alojamiento

También se puede utilizar el kit digital para pagar el alojamiento de tu sitio web. Esto también es por un período mínimo de doce meses.

Web responsive: hacer que tu sitio web sea apto para móviles, de modo que se adapte a varios tamaños de pantalla.

Accesibilidad

Esto significa que el diseño de tu sitio web cumplirá con los criterios AA de las Pautas WCAG-2.1.

Posicionamiento básico en internet

Posicionamiento básico en internet (on page): haciendo que la información de tu pyme sea indexable por los principales buscadores.

Autogestionable

La creación de una plataforma que le permita ser independiente y modificar el propio contenido de tu sitio web, sin necesidad de ayuda externa en adelante.

Optimización de la presencia en buscadores (SEO básico)

Este servicio incluye principalmente el análisis de palabras clave, el SEO on-page de 2 páginas o secciones, así como el ranking y la indexación del contenido de tu sitio web.

E-commerce

En el caso del kit digital para e-commerce, se puede contratar los siguientes servicios.

Creación de la tienda online o E-Commerce y alta del catálogo de productos

Lo más importante. Crear un catálogo de productos en tu tienda online, donde podrás subir y vender tus productos. Esta solución también incluye al menos 100 productos, a menos que tengas menos, en cuyo caso el número puede ser menor.

Métodos de pago

El agente digitalizador que hayas elegido para realizar el trabajo se encargará de que los modernos métodos de pago estén correctamente integrados en tu tienda online.

Diseño Responsive:

La capacidad de tu tienda online de aparecer correctamente en una serie de dispositivos con distintos tamaños.

Accesibilidad

El diseño de tu tienda online se ajustará al nivel AA de las Pautas WCAG-2.1.

Posicionamiento básico en internet

También conocido como SEO on-page. Hacer que tu tienda online sea rastreable por los principales buscadores.

Autogestionable

La creación de una plataforma de gestión que le permita cambiar el contenido de tu tienda online sin ayuda.

Formas de envío

La configuración e integración del cumplimiento digital y físico, el envío de los productos de tu tienda online.

Gestión de redes sociales

La solución de digitalización para gestión de redes sociales tiene:

Plan de medios sociales

Tal vez el servicio más importante: implica la creación de una estrategia de medios sociales alineada con tu misión y visión. Significa haciéndola relevante, impactante, moderna y con un ROI positivo conectándote con tus clientes potenciales y construyendo el compromiso y la lealtad de tus clientes actuales.

Seguimiento de las redes sociales

Ayuda para el seguimiento y la medición de los impactos de tus acciones en las redes sociales para obtener una imagen clara de los resultados, así como para una comprensión de lo cerca que está de cumplir los objetivos de tu estrategia.

Optimización de RRSS

Tu agente digitalizor te ayudará a optimizar el rendimiento, analizando los diferentes canales sociales.

Gestión de una red social

El agente digitalizor gestiona tu perfil/usuario en al menos una red social.

Publicación de posts semanales

La agencia se encarga de tu red social, concretamente de la creación de los propios posts, es decir, de 4 a 8 posts (como mínimo) al mes.

Gestión de clientes

El kit digital para la gestión de clientes tiene lo siguiente:

Gestión de clientes

Puedes almacenar y consultar los datos que te proporcionan todos tus clientes, en cada etapa del embudo. Es decir, desde el primer momento como oportunidad de negocio hasta la simulación de la compra.

Gestión de clientes potenciales (Leads)

La creación de un sistema que permita dar de alta nuevos Leads, ya sea de forma manual o mediante la importación de un fichero. Los datos asociados a los Leads proporcionan información importante en cuanto a su mejor gestión, y a las posibilidades de convertirlos en clientes.

Gestión de oportunidades

Gestionar las oportunidades de negocio: enviar ofertas o presupuestos a cualquier cliente potencial o Lead. Y comprobar el estado de cada oportunidad para optimizar y controlar mejor su embudo de ventas.

Acciones o tareas comerciales

El Agente Digitalizador de su elección pone en marcha un sistema manual o automatizado que le permite crear acciones y tareas comerciales.

Informes, planificación y seguimiento comercial

Seguimiento a través de indicadores (KPI’s), listado de oportunidades, y otros, con diferentes niveles de información en función de sus necesidades. Además de eso, interesantes datos como el seguimiento y monitorización de su actividad, ratios de eficiencia, estado de las fases, pipeline y otros elementos medibles,. Estos informes pueden mostrar, importantes datos comparativos entre periodos de tiempo que permiten una ventaja competitiva.

Alertas

Mostrar alertas a los clientes en distintos formatos (iconos, mensajes emergentes, etc.).

Gestión documental

La solución incluirá un software para la gestión de documentación para insertar y/o enlazar relacionados

Diseño responsive

Dispondrá de una interfaz funcional en todo tipo de dispositivos de todos los tamaños (móvil, tablet…).

Integración con varias plataformas

APIs o Web Services para la consolidación y recogida de información de toda su empresa, haciéndola centralizada y más usable.

Business intelligence y analítica

Para un valor máximo de 4000€, se puede también contratar servicios de Business intelligence y analítica. Estas soluciones digitales incluyen:

Integración de los datos con otras bases de datos

Permite acceder a otras bases de datos y comparar los tuyos con los datos mostrados.

Almacenamiento de datos

Este servicio te ofrece una capacidad de almacenamiento de al menos 1 GB por usuario.

Creación de paneles de datos estructurados y visuales

Aquí obtendrás paneles de datos personalizados con datos relevantes y diferentes formas de visualizar dichos datos. Esto puede dar lugar a interesantes perspectivas que los simples datos brutos no pueden ofrecer.

Exportación de datos

Podrá exportar los datos a imágenes, hojas de cálculo Excel u otros documentos sincronizables y compatibles con los programas que ya utiliza en su día a día.

Servicios y herramientas de oficina virtual

Estas ayudas son menores, y representan un máximo de 250€ – lo cual se puede gastar en:

Colaboración en equipos de trabajo

Ayuda de la agencia elegida en el proceso creativo o en la gestión colaborativa de proyectos, la puesta en común de conocimientos, así como herramientas para la interacción en equipo, especialmente herramientas remotas, en los procesos creativos de resolución de problemas, además de la configuración y personalización de flujos de trabajo, tareas, etc.

Almacenar y compartir archivos

Esta ayuda puede pagar hasta 1 TB de almacenamiento.

Compatibilidad con dispositivos móviles

Las soluciones que aporte el digitalizador deben ser compatibles con los dispositivos móviles.

Calendario y agenda

Provisión de un calendario y tareas programadas.

Gestión de procesos

Estas ayudas son más grandes ya que la gestión de procesos representa un tema amplio, y más complicado: se puede conseguir un máximo de 6.000€ a través del kit digital.

Digitalización y/o automatización de procesos y flujos de trabajo

Digitalice y automatice sus procesos como, por ejemplo:

• Proyectos: control de presupuestos, costes, estimaciones, optimización de recursos, etc.
• Inventario: previsión, niveles de stock, envíos, distribuciones, devoluciones y cancelaciones.
• Contabilidad: digitalización de cuentas por cobrar y por pagar, gestión de activos, invocación, balances.
• Facturación: automatización de los procesos de facturación con la generación de presupuestos, y facturas.
• Recursos humanos: gestión de nóminas, personal, etc.
• Compras y pagos: gestión digital de pedidos y proveedores.
• Logística: gestión de flotas, gestión de rutas, etc.

Integración con varias plataformas

La integración de APIs o Web Services para la integración con otras herramientas.

Actualizable y escalable

Tendrás acceso a actualizaciones de la solución aplicada con nuevas versiones en cuanto salen, y si tu empresa crece o cambia, la aplicación de la solución habrá sido diseñada para adaptarse a estos cambios.

Cumplimiento

Todas las soluciones cumplirán con el Reglamento que regula las obligaciones de facturación en el Real Decreto 1619/2012.

Facturación online

Una ayuda máxima de 1.000€ que se puede gastar en:

Facturas en formato estructurado

Como el formato FACTURA-E. Permitiendo el procesamiento automático, y un número ilimitado de facturas.

Clientes ilimitados

Enviar facturas a un número ilimitado de clientes.

Productos o servicios ilimitados

Cree un número ilimitado de fichas de productos y/o servicios facturables dentro de su gama de productos.

Envío de facturas por correo electrónico

Envíe las facturas directamente por correo electrónico – la solución implementada por la agencia de digitalización debe cumplir con esta característica.

Personalización de las facturas

Las facturas se pueden personalizar con varios elementos, incluyendo el uso de su propio logotipo.

Copias de seguridad periódicas

Realización de copias de seguridad a intervalos regulares con la posibilidad de realizar copias de seguridad diarias para una máxima seguridad.

Historial/almacenamiento de facturas de 1GB

Almacenamiento mínimo de al menos 1GB, específicamente para almacenar facturas.

Integración con otras soluciones

La solución deberá ser compatible con APIs y Web Services que permitan la integración con otras herramientas. También deben permitir la carga manual de datos.

Control del vencimiento de las facturas

La solución implementará un sistema de control del vencimiento de las facturas.

Cumplimiento

La solución deberá cumplir con la normativa local aplicable, incluyendo el Real Decreto 1619/2012.

Comunicaciones seguros

Frente a un mundo en que los ciberataques son cada vez más comunes, las últimas dos soluciones de digitalización son especialmente interesantes. Trata de comunicaciones seguras y seguridad cibernética. La primera, comunicaciones seguros, es de 6.000€ como máximo, que se puede gastar en:

SSL

Estas siglas significan secure socket layer (en inglés) y supone un protocolo de capa de conexión segura con el que su empresa podrá crear una conexión segura y encriptada para la comunicación de información sensible.

Configuración inicial y actualizaciones de seguridad

Junto con el agente digitalizador se creará una configuración y se le instruirá sobre su correcto uso, y esto incluirá todas las actualizaciones necesarias de firmas de malware para la detección de amenazas y las actualizaciones periódicas del software de seguridad.

Encriptación de extremo a extremo

Como la solución ya presente en servicios como whatsapp y telegram. Aquí te beneficiarás de comunicaciones encriptadas en todo momento, ayudando a prevenir el robo de información y posteriores ciberataques.

Registros de conexión

Un registro continuo de todos los dispositivos que se han conectado a tu red.

Control de acceso

Permite la conexión a tu red privada sólo con aquellos dispositivos previamente autorizados por ti.

Dispositivos móviles

Utilice esta misma solución desde los dispositivos móviles.

Ciberseguridad

También para un valor de 6,000€ esto supone:

Antimalware

La creación o proporción de una herramienta que escanea su dispositivo, su memoria interna y los dispositivos de almacenamiento externo.

Antispyware

De nuevo, una herramienta que detecta y previene el malware espía.

Correo electrónico seguro

Herramientas funcionales de escaneo de correo electrónico con las siguientes características:

• Antispam, con detección de spam y filtrado de correo electrónico.
• Antiphishing, detección de correos electrónicos con enlaces inseguros o malware incrustado utilizado para robar credenciales y cometer fraudes.

Navegación segura:

Tendrás:

• Control de contenidos.
• Antiadware para evitar anuncios maliciosos y de mala fe.

Análisis y detección de amenazas

Será posible entender y mitigar tanto las conocidas como las nuevas.

Supervisión de la red

Herramientas que analizan tu propio tráfico de red y aléjese de cualquier nueva amenaza.

Configuración inicial y actualizaciones de seguridad

junto con el agente digitalizador establecerá una configuración sólida para un uso adecuado, además de aplicar las actualizaciones pertinentes de datos de detección de malware y otras amenazas, además de las actualizaciones periódicas de software de seguridad necesarias.

Formación especial

Se le formará sobre cómo configurar el software, y también se pondrá a su disposición un kit de concienciación sobre ciberseguridad, y de este modo el agente digitalizador tratará de añadir un elemento de habilidades humanas de cortafuegos.